¿Qué papel juega el libro-registro de viajeros en el check-in? ¿Cómo debemos confeccionarlo para no tener problemas legales? ¿Es posible digitalizarlo? Respondemos a todas las dudas sobre esta imprescindible herramienta en el sector hotelero.
¿Qué es el libro registro de viajeros?
El libro-registro de viajeros es un libro o cuaderno obligatorio en los alojamientos españoles en el que se clasifican las hojas de registro de viajeros, es decir, la documentación con información sobre los huéspedes. El encargado del alojamiento debe integrar en cada volumen un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.
Dudas frecuentes sobre el libro-registro de viajeros
¿Qué establecimientos deben contar con un libro de viajeros?
- Establecimientos de hostelería dedicados a proporcionar habitaciones a personas: hoteles, hostales, fondas, albergues, refugios…
- Los campings, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico, como pueden ser las casas rurales.
En definitiva, los lugares “dedicados de modo profesional o habitual mediante precio, a proporcionar habitación a las personas”.
¿De qué se compone el libro-registro?
El libro registro de viajeros está compuesto por los partes de viajeros, que los huéspedes del alojamiento deben firmar a su llegada. Aquí puedes conocer todos los detalles sobre la hoja de registro de viajeros.
Una vez que se ha completado y que el huésped ha firmado la hoja, el propietario debe asegurarse de guardarla, ordenada, en el libro-registro. El parte de viajeros también debe enviarse a la autoridad competente (normalmente Policía Nacional o Guardia Civil).
¿Cuánto tiempo hay que guardar un libro-registro de viajeros?
Hay que conservar los libros-registro durante el plazo de tres años, a contar desde la fecha de la última de las hojas registro que los integran.
¿Tengo que imprimir todas las hojas del libro del registro de entrada de viajeros?
Muchos pequeños alojamientos optan por imprimir las hojas del registro de viajeros, pero en los grandes hoteles la cantidad de documentación que se produciría sería ingente. Por ello, existen programas y aplicaciones que permiten generar los partes de forma casi automatizada y que van agrupándolos de forma ordenada en formato digital.
Clizzz es una aplicación pionera en este sentido, que integró esta funcionalidad no solo para grandes hoteles, sino también para que los propietarios de los pequeños alojamientos puedan disfrutar de las facilidades de enviar rápidamente el parte de viajeros a la Guardia Civil o a la Policía, así como de crear el libro-registro fácilmente.
¿Estoy obligado a presentar el libro-registro de viajeros?
Por supuesto. De hecho, es posible que la Policía o la Guardia Civil requieran en un momento dado de esa información. La ley es muy clara en ese sentido:
El libro-registro del establecimiento de que se trate, constituido conforme a lo previsto en el párrafo anterior, estará en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia, quedando los establecimientos obligados a exhibirlo cuando a ello sean requeridos.
¿Dónde puedo encontrar la regulación sobre el libro-registro de viajeros?
Encontrarás la información más específica en esta orden de 2003 sobre libros-registros y partes de entrada de viajeros. El Ministerio de Interior ofrece amplia información y una recopilación de la legislación vigente en este apartado.
En 2021, en el contexto de la pandemia por coronavirus, el Gobierno ha lanzado una nueva orden sobre los partes de entrada y los libros registros en la que se fomenta su digitalización, con libros-registro en formato digital “compatibles con los medios electrónicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, permitiendo un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos”.
¿Quieres digitalizar tu libro de viajeros?
Podrás olvidarte del papel y tener todo registrado y organizado de forma automática en el formato correcto gracias a Clizzz. Un sistema seguro, rápido y económico en el que nosotros nos encargamos de que la información se transmita correctamente a las autoridades. Ponte en contacto con nuestro equipo para más información.
Fatima says
El libro físico lo tenéis y que precio tiene?