Si tienes un alojamiento turístico en España, este artículo es para ti. A partir del 2 de diciembre de 2024, el registro de huéspedes dejará de hacerse a través de la Policía Nacional o la Guardia Civil y se centralizará en SES.HOSPEDAJES, la nueva plataforma del Ministerio del Interior.
Aquí te explicamos cómo funciona, qué requisitos necesitas y cómo puedes automatizar el proceso para cumplir con la normativa sin complicaciones.
¿Qué es SES.HOSPEDAJES y por qué es importante?
SES.HOSPEDAJES es un sistema en línea que sustituye los métodos tradicionales de registro de viajeros. Su objetivo es digitalizar y agilizar la recopilación de datos, mejorar la seguridad y optimizar el cumplimiento legal de alojamientos turísticos.
Principales beneficios:
- Registro 100% digital desde cualquier lugar.
- Envío de datos automatizado en menos de 24 horas.
- Cumplimiento legal garantizado, evitando sanciones.
- Seguridad reforzada al centralizar la información.
- Ahorro de tiempo y recursos administrativos, eliminando procesos manuales tediosos.
- Gestión centralizada de múltiples alojamientos desde una sola plataforma.
Este nuevo sistema permite a los gestores de alojamientos centrarse en ofrecer una mejor experiencia a sus huéspedes sin descuidar el cumplimiento legal.
¿Quiénes deben registrarse?
Si gestionas un hotel, hostal, apartamento turístico, camping, casa rural o cualquier tipo de alojamiento de corta estancia en España, estás obligado a registrarte en SES.HOSPEDAJES. No hacerlo puede acarrear sanciones graves, incluyendo multas económicas y la posible suspensión de la actividad.
Además, es importante destacar que cualquier propietario que realice alquileres vacacionales de manera ocasional también deberá cumplir con esta normativa. La legislación se aplica tanto a grandes cadenas hoteleras como a pequeños anfitriones de plataformas de alquiler turístico.
Requisitos previos para registrarse en SES.HOSPEDAJES
Antes de iniciar el registro, asegúrate de contar con lo siguiente:
- Certificado digital o Cl@ve: Necesario para la autenticación en la plataforma.
- Número de identificación fiscal (NIF/NIE): Identificación del propietario o empresa gestora.
- Número de licencia turística: En las comunidades donde sea obligatorio.
- Datos del establecimiento: Nombre, dirección completa, capacidad y tipo de alojamiento.
- Software Autofirm@: Para la firma digital de documentos oficiales.
- Correo electrónico y teléfono de contacto: Para recibir notificaciones y gestionar incidencias.
Tener esta documentación lista agilizará el proceso y evitará contratiempos durante el registro.
¿Cómo registrarse en SES.HOSPEDAJES? [PASO A PASO]
1. Obtén un certificado digital o Cl@ve
Si aún no tienes un certificado digital, debes solicitarlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). También puedes utilizar el sistema Cl@ve para la autenticación segura en la plataforma.
2. Accede a SES.HOSPEDAJES
Visita la web oficial de SES.HOSPEDAJES y selecciona la opción de acceso con certificado digital o Cl@ve.
3. Completa el registro de tu alojamiento
Proporciona la información detallada de tu establecimiento:
- Nombre y dirección completa.
- Número de licencia turística (si aplica en tu comunidad autónoma).
- Datos del titular o representante legal.
- Capacidad máxima del alojamiento.
- Correo electrónico y teléfono de contacto.
4. Configura el envío de datos
Puedes optar por ingresar la información manualmente a través de la web o integrar un software especializado que automatice el proceso.
5. Firma digitalmente y confirma el registro
Utiliza el software Autofirm@ para validar la información y enviar tu solicitud.
Una vez finalizado el registro, recibirás un correo electrónico con las credenciales de acceso y el código de establecimiento, que deberás conservar para futuras gestiones.
¿Cómo enviar los datos de los huéspedes?
Tienes dos opciones:
1. Envío manual
Este método implica ingresar a SES.HOSPEDAJES y completar los datos de cada huésped de forma individual dentro de las 24 horas posteriores al check-in.
2. Automatización del registro (Recomendado)
Usar una aplicación de gestión de partes de viajeros que se conecte con SES.HOSPEDAJES permite enviar los datos de manera automática, reduciendo errores y optimizando la operativa del alojamiento.
Ventajas de la automatización:
- Reducción del tiempo administrativo.
- Menor riesgo de errores humanos.
- Cumplimiento normativo sin esfuerzo.
- Mayor seguridad en la gestión de datos.
- Facilidad para manejar grandes volúmenes de huéspedes.
Automatizar el proceso es clave para establecimientos con alta rotación de huéspedes o con múltiples propiedades.
Comparativa: Envío Manual vs. Automatizado
| Característica | Envío Manual | Envío Automatizado |
|---|---|---|
| Tiempo requerido | Alto | Bajo |
| Posibilidad de errores | Alta | Baja |
| Cumplimiento normativo | Depende del usuario | Garantizado |
| Seguridad de datos | Media | Alta |
| Integración con otros sistemas | No | Sí |
Automatizar el proceso reduce el margen de error y mejora la eficiencia de la gestión del alojamiento.
Preguntas Frecuentes sobre SES.HOSPEDAJES
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de registro? Generalmente, el registro es inmediato si se presentan correctamente todos los datos. Sin embargo, puede haber demoras dependiendo de la carga del sistema.
¿Es obligatorio para todos los alojamientos?
Sí, cualquier tipo de establecimiento que ofrezca hospedaje temporal debe registrarse y reportar los datos de sus huéspedes.
¿Qué pasa si no reporto a tiempo los datos de un huésped?
El incumplimiento de este requisito puede derivar en sanciones económicas y problemas legales.
¿Se puede registrar más de un alojamiento bajo una misma cuenta?
Sí, SES.HOSPEDAJES permite gestionar múltiples establecimientos desde un mismo acceso.
¿Cuánto cuesta registrarse en SES.HOSPEDAJES?
El registro en la plataforma es gratuito, pero pueden aplicarse costos si necesitas obtener un certificado digital.
¿Puedo modificar los datos enviados si cometo un error?
Sí, pero debes hacerlo dentro del plazo establecido para evitar posibles sanciones.
¿SES.HOSPEDAJES es compatible con otros sistemas de gestión hotelera?
Sí, existen plataformas de gestión de alojamientos que permiten integrarse directamente con SES.HOSPEDAJES para automatizar el proceso.
Conclusión
SES.HOSPEDAJES representa un avance significativo en la digitalización y seguridad del registro de huéspedes en España. Aunque su implementación es obligatoria, no tiene por qué ser complicada.
Si automatizas el proceso con una plataforma de gestión, podrás ahorrar tiempo, evitar errores y cumplir con la normativa sin esfuerzo.
Asegúrate de que cumples con la normativa que está vigente desde el 2 de diciembre de 2024 y optimiza la gestión de tu alojamiento con las herramientas adecuadas!
