Con la llegada de la digitalización también al sector turístico, los alojamientos y, en concreto, los complejos hoteleros, no podían quedarse atrás a la hora de automatizar la gestión de sus servicios para lograr optimizar sus recursos y facilitar el acceso a los huéspedes en todo momento. Precisamente para suplir esta necesidad aparece este software informático denominado Property Management System, es decir, PMS, dedicado íntegramente a la organización hotelera.
Pero ¿qué es un Hotel PMS?
En la denominada industria de la hospitalidad –cuyo objetivo primordial no es otro que tratar de mejorar las relaciones entre el hotel y el huésped en cuestión-, un PMS, o lo que es lo mismo, un Sistema Operativo de Gestión, es una aplicación utilizada para automatizar algunas funciones de un hotel como podrían ser las reservas, la gestión de cuentas por cobrar, ventas y marketing, la reserva de banquetes, alimentos y bebidas o la gestión de todo tipo de materiales, recursos humanos y nómina, entre otros.
¿Qué utilidad tiene un PMS?
Podemos enumerar varias utilidades disponibles a la hora de aplicar este sistema operativo de gestión, pero algunas de las más habituales que nos encontramos son las siguientes:
- Gestión de reservas. Una característica integrada con otro tipo de funciones relacionadas como puede ser la creación de perfiles, el servicio de caja o depósitos y la creación de las fichas de cliente. En este sentido, también controla el servicio de caja y depósitos y te permite crear y actualizar reservas individuales o de grupos. Además, este sistema te permite crear reservas nuevas, gestionar cancelaciones, listas de espera y el bloqueo de habitaciones a golpe de clic.
- Gestión de tarifas. El software ofrece un conjunto de características para establecer y controlar automáticamente tarifas, así como para llevar a cabo el análisis y previsión de ingresos.
- Creación de perfiles. A través de la creación de registros demográficos completos para clientes, estos perfiles incluyen direcciones, teléfonos, detalles de cada una de las estancias y preferencias de los clientes. Una manera única de conocer a nuestros huéspedes de primera mano.
- Estado de las habitaciones. La gestión automatizada de habitaciones es, sin duda, otra de las funciones estrella, ya que controlan desde la disponibilidad, hasta el estado de mantenimiento y la gestión integral de la instalación en todo momento para evitar largas esperas y, por ende, la insatisfacción del cliente.
- Recepción de clientes. Se trata, sin duda, de una de las fases más importantes de cualquier gestión de estas características. Este software permite la gestión de clientes tanto a nivel individual como grupal, así como el bloqueo de habitaciones, la gestión de mensajes de clientes y llamadas despertador, etc. Se trata de agilizar la llegada y partida de nuestros clientes en todo momento. Otro buen ejemplo de aplicación útil en este sentido es Clizzz, primera APP que te permite enviar el parte de viajeros a las autoridades simplemente con un móvil y en menos de 30 segundos. Brinda con una inversión mucho menor que un PMS la posibilidad de hacer el check in de forma rápida y cómoda tanto para los clientes como para los propietarios.
- Servicio de caja. Este software permite el control económico del hotel a través del interfaz. Además, la aplicación permite realizar cargos a clientes en diferentes métodos de pago, el ajuste de cargos, la gestión de depósitos anticipados y liquidaciones e incluso la impresión de facturas. Finalmente, este sistema operativo es capaz de generar avisos relacionados con las cuentas pendientes por abonar.
- Internacionalización de nuestros servicios. Sin duda este es otro de los puntos fuertes de este software que nos va a permitir la traducción automática y la conversión de divisas en el acto según el país de origen de los clientes.
