A la llegada de los nuevos huéspedes, todos los alojamientos turísticos sin excepción deben cumplimentar el registro de viajeros que solicita el Ministerio de Interior y remitirlo a las autoridades pertinentes. También en las casas rurales es obligatorio rellenar este parte de viajeros que se envía generalmente a la Guardia Civil (al estar las casas rurales generalmente en pequeñas poblaciones).
En este post explicamos paso a paso cómo completar el registro de viajeros con sus diversas alternativas: de forma manual, con la página web de la Guardia Civil llamada Hospederías, con programas y con una aplicación especializada.
1. Recopilar los datos del parte de viajeros
La llegada de los huéspedes, conocida como Check-In, es el momento de recabar todos los datos necesarios del parte de viajeros. Sobre el establecimiento solo necesitaremos los siguientes: NIF, nombre, municipio, provincia y número de parte. Por lo tanto, estos datos serán siempre los mismos.
Sin embargo, es rellenar los datos del viajero la parte más engorrosa. Necesitamos completar los siguientes campos: número de documento de identidad, tipo de documento, fecha de expedición, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, país de nacionalidad, fecha de entrada y firma.
2. Remitir el parte de viajeros a la Guardia Civil
Para realizar el parte de viajeros en una casa rural existen cuatro posibilidades:
· Hojas de viajeros escritas
Cuando los alojamientos se encuentran en zona rural, en vez de a la Policía, hay que remitir la documentación del parte de viajeros a la Guardia Civil. Una de las formas de hacerlo es llevar la documentación al cuartel más cercano y de referencia. Eso sí, hay que tener en cuenta que habrá que repetir este proceso todos los días, puesto que existe la obligación de remitirlo cada 24 horas.
· Hospederías
Es la página web habilitada por la Guardia Civil para generar los partes de viajeros. Como te explicamos en este post sobre cómo utilizar Hospederías, antes de empezar a utilizar la plataforma debes registrarte en tu cuartel de referencia. Allí recibirás un usuario y contraseña para poder realizar el parte de viajeros por Internet. Deberás rellenar cada uno de los campos anteriores.
· Programa propio de Check-In
Los grandes hoteles tienen muy a menudo un programa propio de Check-In con el cual llevan a cabo este registro de forma mucho más automática. Normalmente, tomando los datos de la reserva. Sin embargo, es muy poco habitual que una casa rural pueda permitirse un Software de estas características, puesto que su coste económico es muy grande y solo lo suelen usar los grandes hoteles.
· Aplicación Móvil de Check-In
Clizzz nació para dar servicios alojamientos como las casas rurales, que no suelen disponer de un programa propio de Check-In, pero que quieren agilizar el tedioso proceso de rellenar los partes de viajeros a mano o de forma online.
Con nuestra aplicación móvil somos pioneros en el mercado en permitir enviar el parte de viajeros a las autoridades a través de un simple móvil. Todo ello en 30 segundos y en solo 3 pasos:
- Indicar las fechas de entrada y salida del huésped
- Escanear los datos del documento de identidad con la cámara (los datos se autocompletan)
- Registrar la firma del viajero en el mismo móvil
¡Eso es todo! La más rápida de todas las alternativas y que se presenta además como una solución muy económica. Ya trabajamos con decenas de casas rurales, así que si quieres unirte a nuestra red y comenzar a utilizar Clizzz por muy poco, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Ten en cuenta que si tienes una casa rural o bien varias no será necesario que cuentes con una recepción o que todos los clientes tengan que acudir a un punto de reunión. Con el móvil puedes realizar el Check-In en cualquier lado. Y, si alguno de los parajes no dispone de cobertura, el parte de viajeros se enviará automáticamente tan pronto como recuperes la señal.