La gestión de los datos personales en hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales y otros alojamientos es una obligación legal. Desde el momento en que un huésped se registra, comienza un tratamiento de datos que debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En esta guía, orientada a propietarios y gestores, te explicamos qué debes saber y hacer para evitar sanciones y proteger a tus clientes.
¿Por qué es importante la protección de datos en los alojamientos turísticos?
Porque gestionas datos personales sensibles (DNI, nombre completo, nacionalidad, fecha de entrada y salida) y estás obligado a tratarlos conforme a la ley. Además, la privacidad se ha convertido en un factor clave para la confianza del cliente.
¿Qué datos personales manejan los hoteles y alojamientos?
- Nombre y apellidos
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Número de documento identificativo
- Datos de contacto (email, teléfono)
- Información de la estancia (fechas, habitación, pagos)
- En algunos casos, datos de salud, preferencias alimentarias o hábitos
Estos son los datos que piden los hoteles en el momento del check-in, y forman parte del parte de entrada obligatorio que debe enviarse a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
Principales obligaciones en protección de datos para alojamientos turísticos
- Informar al huésped del tratamiento de sus datos.
- Solicitar consentimiento cuando sea necesario.
- Registrar y conservar los datos conforme a la ley.
- Asegurar medidas de protección técnicas y organizativas.
- Nombrar un delegado de protección de datos si se cumplen ciertos requisitos.
- Evitar el acceso indebido a datos de clientes por parte del personal.
Los 4 principios básicos de la protección de datos personales
| Principio | Descripción |
|---|---|
| Licitud, lealtad y transparencia | Solo puedes usar los datos si tienes una base legal clara. |
| Limitación de la finalidad | Solo puedes usar los datos para el fin para el que fueron recogidos. |
| Minimización de datos | Solo puedes recoger los datos necesarios, no más. |
| Integridad y confidencialidad | Debes garantizar la seguridad y evitar filtraciones o accesos indebidos. |
¿Cómo cumplir con el RGPD en tu alojamiento turístico?
- Informa al huésped con una cláusula de privacidad clara.
- Recoge y almacena solo los datos necesarios para el parte de entrada.
- Evita usar esos datos con fines publicitarios sin consentimiento previo.
- Protege el acceso a esos datos (contraseñas, dispositivos seguros).
- Destruye correctamente los datos cuando ya no sean necesarios.
- Evita recoger datos sensibles innecesarios.
¿Qué pasa si comparto datos de quién se hospeda en mi alojamiento?
Dar información sobre un huésped sin justificación legal (por ejemplo, a otro cliente, a una persona que llama por teléfono o incluso a una empresa) puede constituir una infracción grave de la normativa. Solo pueden compartirse con las autoridades si así lo exige la ley.
Sanciones por incumplimiento de la ley de protección de datos
- Hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual.
- Multas a pequeños alojamientos por no informar correctamente o por almacenar datos sin seguridad.
Ejemplos reales:
- Hotel en Alemania multado por no anonimizar datos de reservas antiguas.
- Apartamento turístico sancionado en España por no informar sobre el uso de los datos.
Preguntas frecuentes sobre protección de datos en el sector hotelero
¿Qué datos son obligatorios para los hoteles?
Nombre, apellidos, DNI7pasaporte, nacionalidad, fechas de entrada y salida. Todo lo que exige el parte de entrada
¿Qué es la seguridad y privacidad de los datos en un hotel?
La aplicación de medidas técnicas y organizativas para evitar que los datos se filtren, se pierdan o se usen sin permiso.
¿Puedo usar los datos de los huéspedes para enviarles ofertas después?
Solo si has obtenido su consentimiento explícito para ese fin.
¿Los hoteles pueden decir si alguien se ha hospedado allí?
No, salvo requerimiento legal. La privacidad del huésped está protegida.
¿Necesito un delegado de protección de datos si tengo un alojamiento pequeño?
No necesariamente, pero si debes cumplir con las normas básicas.
Conclusión: ¿cómo puedes cumplir la ley de forma sencilla?
Digitalizar el registro de tus huéspedes es el primer paso para garantizar el cumplimiento de la ley y evitar errores. Con herramientas como Clizzz, puedes:
- Hacer el parte de entrada 100 % online.
- Cumplir con el envío automático a la Guardia Civil o Policía.
- Minimizar el uso del papel y los riesgos de seguridad.
