El registro de huéspedes es un paso esencial en la gestión de cualquier alojamiento turístico, ya sea un hotel, una casa rural o un apartamento turístico. Cumplir con las normativas no solo garantiza la legalidad de tu negocio , sino que también refuerza la confianza de tus clientes. En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber para realizar este proceso de manera eficiente, desde qué es un libro de registro hasta cómo rellenar correctamente una ficha de huésped. Además, aprenderás cómo herramientas digitales pueden ahorrarte tiempo y reducir errores. ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
¿Qué es el registro de huéspedes?
El registro de huéspedes es un procedimiento obligatorio en el sector turístico que consiste en recopilar los datos de las personas que se alojan en un establecimiento. Lo que se hace con estos datos es que se envían posteriormente a las autoridades pertinentes, como las Guardia Civil o la Policía Nacional, para garantizar la seguridad y el cumplimiento legal. Este registro incluye principalmente la información personal del viajero, como su nombre, apellidos, número de documento de identidad, nacionalidad y fechas de entrada y salida.
¿Cómo registrar viajeros en tus hospedajes?
Existen varias formas de registrar a los viajeros en tu alojamiento. A continuación, detallamos los métodos más utilizados:
Métodos tradicionales: libros y fichas de registro
Antes, el registro de huéspedes se realizaba de forma manual mediante libros físicos o fichas de registro. Este método sigue siendo válido, pero presenta inconvenientes como errores humanos y una gran inversión de tiempo.
Métodos digitales: automatización y eficiencia
En la actualidad, herramientas digitales como Clizzz permiten registrar a los huéspedes de manera automática y enviar la información a las autoridades en tiempo real. Esto reduce errores, ahorra tiempo para ambas partes y facilita la gestión diaria de los alojamientos.
¿Qué es un libro de registro de huéspedes?
El libro de registro de huéspedes es un documento en el que se recogen todos los datos de las personas que se alojan en un establecimiento. Este libro puede ser físico o digital, su uso es obligatorio para cumplir con las normativas legales en España.
¿Qué información debe incluir?
Un libro de registro debe contener:
- Nombre completo del huésped (Nombre y sus Apellidos)
- Número de documento de identidad
- Nacionalidad
- Fecha de entrada y salida donde se vaya a alojar el huésped
¿Digital o físico?
Aunque el formato físico sigue siendo aceptado, la opción digital como hemos comentado antes, es la opción más segura y práctica. Puedes usar la App Clizzz para agilizar todo el proceso de registro de huéspedes.
¿Quién tiene que registrarse en un hotel?
Todos los huéspedes mayores de 14 años están obligados a registrarse al alojarse en un establecimiento turístico. Sin embargo, también hay que consideraciones específicas:
¿Qué pasa con los menores de edad?
Aunque los menores de edad no están obligados a firmar la ficha de registro, sus datos deben ser proporcionados por sus tutores legales.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las partes de viajeros?
Según la normativa española, los registros de huéspedes deben conservarse durante mínimo 3 años. Este período asegura que la información esté disponible en caso de inspecciones.
Las aplicaciones digitales como Clizzz facilitan el almacenamiento seguro de estos datos, evitando la acumulación de documentos físicos.
Cómo rellenar la ficha o hoja de registro de huéspedes en un hotel
Pasos para rellenar la ficha de registro de huéspedes
- Deberás solicitar al huésped su documento de identidad (DNI, Pasaporte).
- Completa los campos obligatorios: Nombre, documento, nacionalidad, y fechas en las que va a estar alojado el huésped.
- Asegúrate de que el huésped firme la ficha para validar el registro.
Errores comunes al rellenar la ficha y cómo evitarlos
- Información incompleta: Debes revisar siempre los datos antes de guardar la ficha de registro huésped.
- Escritura ilegible: Si usas formatos físicos, asegúrate de escribir con claridad por si hay algún malentendido o algo que no se pueda llegar a entender.
Importancia del cumplimiento legal en el registro de huéspedes
Cumplir con las normativas no solo evita sanciones legales, sino que también mejora la confianza de los huéspedes al alojarse. Al garantizar un registro preciso y profesional, tu alojamiento proyectará una imagen seria y responsable.
Conclusión
El registro de huéspedes no solo es una obligación legal, sino también una práctica clave para la seguridad y profesionalidad en el sector turístico. Implementar un sistema eficiente y cumplir con las normativas genera confianza en los viajeros y fortalece la reputación de tu alojamiento. Mientras los métodos tradicionales pueden cumplir su función, las herramientas digitales como Clizzzz optimizan este proceso, ahorran tiempo y minimizan errores. Apostar por soluciones modernas no solo facilita el trabajo diario, sino que asegura que tu negocio esté siempre alineado con los requisitos legales y las expectativas de los clientes.
